5. Hvad skal en kommune gøre notater om?

En forvaltningsmyndighed - som f.eks. en kommune - har notatpligt. Notatpligten omfatter alle oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, som er af betydning for sagens afgørelse. Oplysninger som ikke allerede fremgår af sagens dokumenter og bilag. Den gælder uanset, hvordan oplysningerne er kommet til kommunens kendskab. Notatpligten omfatter såvel mundtlige som skriftlige oplysninger, uanset hvor de kommer fra. Det kan f.eks. være fra dig, en anden sagsbehandler, en anden myndighed eller fra et register eller en anden sag. Notatet bør angive, hvorfra en oplysning stammer.

Forvaltningen skal også gøre notater om bl.a. myndighedens egne iagttagelser, undersøgelser, målinger, økonomiske beregninger og oplysninger eller sagkyndige erklæringer, lægeerklæringer eller lignende. Oplysninger, som er af bevismæssig betydning, eller som skaber klarhed om sagens faktiske omstændigheder, skal der også gøres notater om.

Du har altid ret til at blive gjort bekendt med de notater, der ligger i din sag. Notater er omfattet af aktindsigt.

DH anbefaler, at du får oplyst om der er gjort notater i din sag, og at du beder om at få kopi af alle notater.