spørgsmål som er sendt til 2. viceborgmester Grete Olsen

Kommunens notat- og journalpolitik

Kommunen er forpligtet til at notere alle oplysninger, der vedrører sagens faktiske omstændigheder af betydning for sagens afgørelse. Notatpligten i Offentlighedslovens § 6 omfatter både mundtlige og skriftlige oplysninger, uanset hvor de kommer fra.

Endvidere er det en god ide, at der udarbejdes dagsorden til møderne og skrives referat. Det vil typisk ske via borgerens journal. Det er vigtigt, at kommunen bruger journalen som et aktivt redskab i samarbejdet med borgeren. Det vil sige, at udskrift fra notater og journal løbende sendes og drøftes med borgeren, herunder om der er en fælles opfattelse af, hvad der er blevet besluttet og aftalt på møderne. Mange misforståelser opstår, hvis parterne går fra et møde med forskellige forestillinger om, hvad der blev aftalt.

Forslag: Foreslå kommunen, at der udarbejdes retningslinjer for åben brug af journalen, så den ikke bliver et mystisk hemmeligt skrift, men et aktivt og åbent redskab til at afstemme viden, aftaler og beslutninger.

Inddragelse og medvirken

Ifølge retssikkerhedslovens § 4 skal borgeren medvirke ved behandlingen af sin egen sag. En tidligere undersøgelse foretaget af Socialministeriet viser, at denne bestemmelse ikke prioriteres i de kommunale forvaltninger. Det er derfor vigtigt, at kommunerne bliver bevidste om denne forpligtelse og betydningen heraf.

Forslag: Foreslå kommunen, at der udarbejdes principper for, hvordan borgerens inddragelse i sagsbehandlingen kan sikres i kommunen.

Udlevering af sagsakter (aktindsigt)

Alle har ret til at se de breve, erklæringer, notater, beregninger m.v., der ligger i egen sag. Man kan altid anmode om at få kopi af sagens akter. Dog kan man ved omfattende akter henvises til at gennemlæse akterne i kommunen. Formålet med at bede om aktindsigt er at finde ud af, om kommunen har de nødvendige oplysninger og eventuelt korrigere i forkerte oplysninger. Endvidere kan journalen være en checkliste for, om man er enige om, hvad der er foregået på møderne, og hvad der er lavet af aftaler.

Nogle borgere oplever de mistænkeliggøres, fordi de anmoder om aktindsigt. Det er ikke rimeligt.

Forslag: Foreslå at kommunen helt automatisk giver aktindsigt som en naturlig del af sagsbehandlingen, jf. punkt 3 om kommunens notat- og journalpolitik.

Helhed og koordinering i sagsbehandlingen

Kommunen er forpligtet til at behandle ansøgninger og spørgsmål om hjælp i forhold til alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder rådgivning og vejledning. Det vil sige, at kommunen aktivt og opsøgende skal informere om efter hvilke andre love og regler, eller i hvilke andre kommunale afdelinger, ansøgningen eventuelt kan behandles.

I forhold til borgere med handicap kan der ofte være forskellig lovgivning og flere sagsbehandlere og afdelinger i spil.

Forslag: Foreslå kommunen at gøre brug af en kontaktperson, der kan fungere som koordinator i sager, der vedrører flere spørgsmål, og som ikke ligger i samme kontor.

Anvendelse af praksisundersøgelser

Både de sociale nævn og Ankestyrelsen gennemfører praksisundersøgelser om forskellige temaer. Kommunalbestyrelsen er efter reglen i Retssikkerhedslovens § 79a fra 1. januar 2007 forpligtet til at behandle de praksisundersøgelser, der vedrører deres kommune.

Praksisundersøgelserne giver et indblik i, hvordan sagsbehandlingen fungerer i forhold til for eksempel merudgifter, tabt arbejdsfortjeneste, førtidspension m.v. De kan derfor være et godt aktiv for DSI afdelingen at kende til.

Forslag: Følg med i praksisundersøgelserne på handicapområdet via det sociale nævn i jeres region og via Ankestyrelsen. Tag udvalgte temaer og problemstillinger op til diskussion med kommunen. For eksempel ved konstatering af fejl i sagsbehandlingen. Hold øje med, hvordan kommunen lever op til sin forpligtelse om at behandle praksisundersøgelser. Anmod kommunen om at redegøre for sin holdning til behandling af praksisundersøgelser. Det er vigtigt at fastholde kommunen på kravet om mindst en gang om året at behandle Ankestyrelsens praksisundersøgelser samt de praksisundersøgelser, der er gennemført i af det sociale nævn i regionen, uanset om kommunen har været konkret inddraget i disse.

9. Uafhængig borgerrådgiver i kommunen

Flere kommuner tager initiativ til at ansætte uafhængige borgerrådgivere. Herved får borgeren mulighed for at rette henvendelse, hvis sagen ikke kører rigtigt, trækkes i langdrag, borgeren ikke får svar e.l. Endvidere giver det kommunen mulighed for at identificere generelle problemstillinger i sagsbehandlingen og dermed mulighed for at justere på uhensigtsmæssige sagsgange m.v.

Forslag: Foreslå kommunen at oprette en uafhængig borgerrådgiver.

Disse spørgsmål er en del af DH’s handlingsplan som skulle danne baggrund for en dialog med kommunen. Grunden til at de er sendt til <grete olsen er at hun er 2. Viceborgmester og da vi ikke får noget svar fra borgmesteren må man jo gå andre vegne.

Vi mangler stadig spørgsmål omkring forebyggelse. Det må komme når vi har fået svar på disse spørgsmål.