Notat om brugerkrav i forbindelse med kommunale udbud af hjælpemidler
Dokument oprettet 23-04-2009
Sag 08/427 - Dok. 4989/09 /JEF
Notat om brugerkrav i forbindelse med kommunale udbud af hjælpemidler
Dette notat skal fungere som en check-liste til brug i DH's afdelingers arbejde i forbindelse med brugerinddragelse ved kommunernes udbud af hjælpemidler. Det er en udbygning af notatet ”Baggrundsnotat for afdelingerne og DH's repræsentanter i handicaprådene vedrørende procedurerne for brugerdeltagelsen ved kommunernes udbud af hjælpemidler."
Dette notat forklarer, hvilke krav, afdelingerne skal sikre indgår i kommunens udbudsbetingelser.
Hvorfor skal DH inddrages?
Kommunerne skal inddrage brugernes erfaringer og viden om de hjælpemidler, de ønsker at sende i offentlige udbud blandt leverandørerne. Derfor skal dette notat kunne benyttes af DH's afdelinger til at fokusere på de krav, der i brugernes interesse skal stilles i udbudsmaterialet til de bydende leverandører.
Hvordan skal brugerrepræsentanterne forholde sig og prioritere?
Kommunernes indkøbsafdelinger vil ofte fokusere på en lang række krav i udbudsmaterialet. Disse krav har både karakter af kontraktlige forhold mellem kommunen og leverandøren, til mængderabatter og økonomi og egentlige krav til produkternes kvalitet og funktionalitet. Som brugerrepræsentant skal man selvsagt fokusere på de kvalitative og funktionelle krav til selve produktet, og til forhold som information om produktet og service af det.
Altså! Når repræsentanter for brugerne indgår ved udarbejdelse af kravspecifikationer i forbindelse med leverandøraftaler, er der behov for at sætte fokus på de mere ”kvalitative” aspekter omkring hjælpemidlerne.
Hvad skal de sikre er med i udbudsmaterialet?
Når det drejer sig om produkternes kvalitet og funktionalitet, er der tre hovedtemaer, man som bruger skal fokusere på:
-
Kravspecifikationer/standarder.
-
Information og vejledning.
-
Service/vedligeholdelse.
Som et udgangspunkt skal det sikres, at der stilles krav om, at fx relevante europæiske standarder/nordiske kravspecifikationer eller lignende er overholdt, således at den grundlæggende sikkerhed og funktionalitet er sikret.
Derudover er der dog en lang række aspekter, der skal overvejes og tages stilling til i forbindelse med udformning af en god kravspecifikation.
I det følgende er der oplistet et udkast til en bruttoliste, som kan fungere som en slags checkliste for brugerrepræsentanter ved indgåelse af leverandøraftaler.
Kravspecifikationer/standarder
-
Er relevante europæiske standarder/nordiske kravspecifikationer eller lignende medtaget som krav? (se evt. Hjælpemiddelinstituttets hjemmeside www.hmi.dk under Prøvning & standardisering, eller Dansk Standards hjemmeside www.ds.dk )
-
Er der stillet krav om, at produkterne skal være prøvet af et uvildigt prøvningslaboratorium?
-
Er der mulighed for at vælge inden for leverandørens sortiment i forhold til fx farve, materialer, betræk?
-
Er der mulighed for individuel tilpasning af funktioner og design?
Information og vejledning
-
Er der stillet krav om, at der skal medleveres brugsanvisninger på dansk til de enkelte produkter, og at det for nogle produkttyper vil være hensigtsmæssigt med en 'kort betjeningsanvisning' ved/på produktet?
-
Er der behov for brugsanvisninger i andet format end på skrift, fx som lydbog, i blindskrift, som video?
-
Findes der brugsanvisning i elektronisk format?
-
Er der behov for, at leverandøren skal undervise brugeren, og i givet fald kan det ske i brugerens eget hjem eller andet sted?
-
Er der behov for, at hjælpemidlet kan stilles til rådighed for afprøvning i brugers eget hjem?
Service
-
Er der behov for at stille krav om særlig garanti udover købeloven?
-
Hvis leverandøren foreskriver regelmæssige eftersyn af produktet, hvor ofte skal det så forekomme, og hvem kan udføre det?
-
Hvis leverandøren skal udføre regelmæssige eftersyn, er der indhentet pris på det?
-
Hvis der er behov for løbende vedligeholdelse af produktet, hvem kan/skal så udføre det?
-
Hvis der er brug for værktøj (fx pumpe) i forbindelse med den løbende vedligeholdelse, følger det så med?
-
Er der behov for, at hjælpemidlet skal være let at rengøre?
-
Hvilke driftsomkostninger er der for brugeren i forbindelse med hjælpemidlet, fx vedligeholdelse, energiforbrug, udskiftning af batterier?
-
Hvordan er leveringstid for et nyt produkt, for reservedele og ved reparationer?
-
Stilles der et erstatningshjælpemiddel (i samme kvalitet) til rådighed fra leverandør ved reparationer?
-
Er der mulighed for, at brugeren selv vælger leverandør, hvor leverandøren har flere afdelinger, fx ved kropsbårne hjælpemidler?
-
Hvordan er forsyningssikkerheden, fx i hvor mange år kan leverandøren garantere levering af tilbehør og reservedele?
-
Er det kun indkøbspris, der vægtes som tildelingskriterium ved valg af leverandør, eller er andre kriterier medtaget, fx driftsomkostninger, kvalitet, funktionalitet, forsyningssikkerhed?
Hvilke andre forhold spiller ind?
Ud over de forhold, der relaterer sig konkret til selve produkterne og udbudsmaterialet, er der selvsagt en lang række andre forhold omkring kommunernes serviceniveau, der spiller ind for brugerne af hjælpemidler. Det er ofte forhold som sagsbehandlingstid, fleksibilitet i forvaltningen, inddragelse af den enkelte borger, individuelle valgmuligheder, fysisk afstand til kommunens og leverandørernes tjenester osv. Det er desuden væsentligt, at det sikres, at de fysiske faciliteter og bygninger kommunen bruger i forbindelse med hjælpemiddelformidling, udlevering og vedligehold, er fuldt tilgængelige.
Dette er forhold, der ikke nødvendigvis er en del af selve udbuddet, men som er relevante i forhold til DH's samarbejde med kommunerne på brugernes vegne.
3
