Nedenstående regler er gældende fra 1. januar 2006.

DH, Kløverprisvej 10 B, 2650 Hvidovre omtales i dette notat som ”DH”

DH's afdeling i kommunen omtales i dette notat som ”Afdelingen”

Indholdsfortegnelse:

Pr. 1. januar 2006 udbetaler DH centralt driftstilskud til DH-afdelinger. Dette sker efter reglerne i DH's ”Tilskudssystem for afdelingerne”.

DH tilbyder at servicere samtlige DH-afdelinger efter følgende 2 modeller:

Det betyder i praksis, at afdelingen skal oprette en bankkonto, hvortil DH vil overføre årets driftstilskud.

Afdelingen står selv for udbetalinger af udgiftsbilag, bogføring og opstilling af årsregnskab.

Afdelingen skal inden den 1. februar indsende en kopi af årsopgørelsen fra afdelingens pengeinstitut.

Efter godkendelse af årsregnskab på årsmøde i afdelingen indsendes kopi af regnskabet til DH's sekretariat.

Det betyder i praksis, at afdelingen ikke skal oprette en bankkonto, da årets driftstilskud fra DH ikke bliver overført til afdelingen.

DH vil foretage udbetalinger af udgiftsbilag, bogføring og opstilling af årsregnskab.

Afholdte udgifter indsendes til DH, som efterfølgende vil overføre de afholdte udgifter til udlægsgiveren.

Det vil være muligt i særlige tilfælde at modtage et forskud. F.eks. hvis en afdeling skal afholde et større arrangement. Udbetaling af a kontobeløb sker efter aftale med DH's regnskabsafdeling.

Denne model vil være den enkleste for både afdelingerne og DH. Afdelingerne aflastes for en række administrative rutineopgaver.

DH melder et tilskudsbeløb ud til afdelingerne senest den 1. oktober for det kommende år.

Afdelingen kan herefter opgøre en budgetramme med følgende 3 indtægtskilder:

Det er afdelingens formand/forretningsudvalg, som har ansvaret for udarbejdelsen af budgettet.

Baseret på budgetrammen (se ovenfor) indsender afdelingen senest den 1. november forslag til DH om budget for det kommende år. Det skal som udgangspunkt være det samme budget, som afdelingen vil fremlægge til godkendelse på årsmødet. Såfremt der bliver ændret i budgettet på årsmødet, skal afdelingen indsende et revideret budget til DH. Budgetforslaget skal være underskrevet af formanden.

Følgende kontoplan kan benyttes ved udarbejdelsen af budgettet.

DH foretager udbetaling af udgiftsbilag for de afdelinger, der har valgt model 2.

Afdelinger der har valgt model 1 foretager selv udbetaling af udgiftsbilag.

DH har udarbejdet en blanket, som kan benyttes ved refusion af udlæg (vedhæftet som bilag). Det er altid de originale bilag, som skal vedhæftes blanketten.

Afdelingerne kan udpege en økonomiansvarlig, der skal attestere afdelingens udgifter, før disse kan udbetales. Alternativt er det afdelingens formand, som skal attestere udgiftsbilagene. Det er derfor vigtigt, at de frivillige i afdelingen er bekendt med, at deres udgiftsbilag skal attesteres af den økonomiansvarlige/formanden.

Ved valg af model 2 fremsendes bilagene til DH. DH vil sørge for at refundere udlæg indenfor 2-3 arbejdsdage efter modtagelsen af bilagene.

Det er nødvendigt at påføre følgende oplysninger på bilaget for at opnå refusion:

Afdelingen beslutter selv, om der skal ydes befordringsgodtgørelse for kørsel i egen bil. Såfremt afdelingen beslutter, at der skal ydes befordringsgodtgørelse, bestemmer afdelingen selv satsen for befordringsgodtgørelsen.

Efter statens regler (Ligningslovens § 9B) kan der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse. Den højeste kilometerpengesats, der kan udbetales skattefrit, udgør i 2008 kr. 3,47 indtil 20.000 km., herefter kr. 1,83 pr. km. Afdelingerne må ikke udbetale en højere kilometerpengesats end den højeste efter Ligningslovens § 9B.

Der er følgende krav til bilaget, som SKAL være opfyldt, før udbetaling kan ske:

DH har udarbejdet en blanket, som kan benyttes ved refusion af befordringsgodtgørelse (vedhæftet som bilag).

Såfremt afdelingen opnår tilskud fra anden side, så skal det indgå i det samlede budget.

Hvis afdelingen har valgt model 2 indbetales tilskuddet til DH centralt, hvor det tilføres afdelingens konto til disponering.

Andre tilskud vil IKKE påvirke det almindelige driftstilskud fra DH.

For de afdelinger, der har valgt model 2, udsender DH 2 regnskabsopgørelser med budgetopfølgning til afdelingernes forretningsudvalg. 1. regnskabsopgørelse bliver med realiserede regnskabstal pr. 30. april, og 2. regnskabsopgørelse bliver med realiserede regnskabstal pr. 31. august. Afdelingerne kan forvente at modtage regnskabsopgørelserne senest 1 måned efter. Dvs. den 31. maj og den 30. september. Afdelingernes forretningsudvalg eller bestyrelser anbefales at behandle disse regnskabsopgørelser på førstkommende forretningsudvalgsmøde eller bestyrelsesmøde. Dette bør fremgå af mødets referat.

Regnskabsåret er kalenderåret jf. vedtægterne.

DH udarbejder årsregnskabet for de afdelinger, der har valgt model 2. Derved opnås en ensartethed i regnskabsaflæggelsen for afdelingerne.

DH fremsender senest 3 uger før afholdelse af afdelingernes årsmøde det færdige årsregnskab til afdelingernes forretningsudvalg for det forrige regnskabsår.

Årsregnskabet skal underskrives af afdelingernes forretningsudvalg (eller af formanden hvis et forretningsudvalg ikke er valgt). DH underskriver tillige årsregnskabet med erklæring om, at det er DH, der har udarbejdet årsregnskabet. DH's underskrivelse vil ske samtidig med udsendelsen af det færdige årsregnskab til afdelingernes forretningsudvalg.

Såfremt afdelingen har valgt model 1, skal årsregnskabet indsendes til DH umiddelbart efter, at det er godkendt på årsmødet. Afdelingen skal inden den 1. februar indsende et udkast til årsregnskab til DH for det foregående år. Dette skal gøres af hensyn til det samlede konsolideringsregnskab, der skal udarbejdes i forbindelse med DH's satspuljebevilling til afdelingerne.

Såfremt en afdeling ikke anvender hele driftstilskuddet fra DH (jf. ”tilskudssystem for afdelingerne”), vil årets overskud blive overført til næste regnskabsår. Øvrige tilskud (fra f.eks. kommunen) overføres på samme måde.

-- -- -- --

Dokument sidst rettet 8. februar 2010
Sag 07/1274 - Dok. 12617/07 /HS

5