Word

Det anbefales at udvikle og anvende en skabelon, som er indstillet korrekt i forhold til tilgængelighed. Det sikrer, at alle dokumenter i udgangspunktet er tilgængelige, og at god praksis efter denne guide gør det enkelt at udarbejde tilgængelige dokumenter.

Kontrollér tilgængelighed mens du skriver

Tilgængelighedskontrol er et værktøj i Word som tjekker for tilgængelighed, mens du arbejder i dokumentet. På den måde bliver du gjort opmærksom på, hvis elementer ikke er tilgængeligt. Tilgængelighedskontrollen informerer dig om, hvad du skal gøre for at udbedre det, og i mange tilfælde kan den faktisk også selv tilrette. Du finder tilgængelighedskontrol øverst under menupunktet ’Gennemse’. Afhængig af dit Wordprogram er der to måder at finde tilgængelighedskontrollen.

1. Du finder tilgængelighedskontrol øverst under menupunktet ’Gennemse’.
2. Du finder tilgængelighedskontrol under menupunkt 'Filer', dernæst 'Oplysninger' og så 'Undersøg dokument'/Kontrollér, om der er problemer'. Her hedder tilgængelighedskontrol 'Kontrollér hjælp til handicappede'

Se mere her om tilgængelighedskontrol hos Microsoft (åbner i nyt vindue)

Overskrifter og typografi

Det er vigtigt, at alle overskrifter er defineret korrekt, sådan at dokumentet enkelt kan læses med en assisterende teknologi som eksempelvis en skærmlæser. Alle overskrifter, brødtekster og lister defineres under typografi i menubaren øverst under ’Hjem’.

Huskeregel

1. Alle overskrifter defineres som henholdsvis Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 
2. Brødtekst skal defineres som Normal
3. Punktopstillinger defineres som Listeafsnit. (Se her, hvordan du opretter lister)
4. Skriftstørrelse skal ikke være mindre end 12 og gerne 14
5. Undgå kursiv, og overvej nødvendigheden af at markere tekst med fed, som ikke er overskrift
6. Hvis der anvendes farver, skal der sikres høj kontrast
7. Linjeafstand må ikke være under 1, og det er en hjælp for mange, at den er 1,5.

Se her vejledning til typografi hos Microsoft Word (åbner i nyt vindue)

Under 'Filer' og 'Oplysninger' har du samtidig mulighed for at give dokumentet en 'Titel', et 'Mærke', en 'Kommentar' om dokumentet og ændre 'Forfatter'.

Tegn og forkortelser

Når du anvender tegn som eksempelvis: ” ( ) / ! < > ”, skal du overveje nødvendigheden af dem. Det skyldes, at det kan være forvirrende, når en skærmlæser læser alle tegn højt. Det anbefales, at du beskriver med tekst fremfor at anvende tegn. Det samme gælder med forkortelser. Undgå eksempelvis at skrive: f.eks., bl.a., etc., vs., osv. Skriv dem derimod fuldt ud.

Billeder

Billeder kan indeholde alternative tekster, som læses op af en skærmlæser. På den måde får blinde og svagtseende information om, hvad der er på billedet. Det er særligt vigtigt med alternative tekster, hvis billedet bidrager til forståelsen af indholdet.

Huskeregel

1. Beskriv præcist og udførligt, hvad der er på billedet
2. Hvis billedet ikke bidrager til forståelsen eller kun er dekoration, kan det markeres om dekorativ under ’Alternativ tekst’
3. Billeder med ord læses ikke op af skærmlæsere, hvorfor det er vigtigt at beskrive det i en alternativ tekst eller helt at undgå billeder med tekst
4. Billeder bør placeres på linje og ikke frit på siden. (Se, hvordan billeder placeres her)

Se vejledning for alternativ tekst hos Microsoft Word her (åbner i nyt vindue)

Figurer og modeller

Hvis der indsættes figurer og modeller, skal der tilføjes alternativ tekst. En større model, som indeholder flere figurer eller elementer, bør grupperes til en stor model, som får tilføjet en alternativ tekst. Hvis du indsætter infografik eller et diagram, kan en alternativ tekst informere den blinde eller svagtseende om det, der illustreres. Eksempelvis, at der vises et liggende søjlediagram eller lignende.

Huskeregel

1. Husk alternative tekster på figurer og modeller, der beskriver det visuelle
2. Gruppér større modeller til én
3. Sikr høj farvekontrast så eksempelvis bokse kan adskilles

Få råd til gode alternative tekster her hos Microsoft Word (åbner i nyt vindue)

Links

Når du indsætter links i et dokument, er det vigtigt, at de er til at læse og forstå. Indsæt eksempelvis aldrig et fuldt link fra en hjemmeside. Gør det nemt for læseren ved at angive en beskrivende tekst som et link. Sådan som det er gjort i denne vejledning.

Huskeregel

1. Indsæt et link med en beskrivende tekst
2. Indsæt aldrig fulde online linkadresser
3. Undgå kun at skriv ’Se mere her’

Se vejledning til at indsætte links hos Microsoft (åbner i nyt vindue)

Tabeller

Når du indsætter en tabel, skal du undgå, at den bliver stor og kompleks. Tabeller kan være svære at overskue som blind og svagtseende, fordi der kun gives information om én celle ad gangen.

Huskeregel

1. Angiv øverste linje som overskriftsrække (header)
2. Tilføj alternativ tekst med en titel og beskrivelse af indholdet i tabellen
3. Hvis tabellen løber over flere sider, skal du markere overskriftsrækken til at gentage sig på hver side under egenskaber for modellen
4. Overvej om du skal dele tabellen om i to eller flere

Se her, hvordan du opretter tilgængelige tabeller hos Microsoft Word (åbner i nyt vindue)

Gem som PDF

Hvis du har sørget for at gøre ovenstående i denne vejledning, vil dokumentet som udgangspunkt være tilgængeligt, når du gemmer det som PDF.

Huskeregel

1. Inden du gemmer til PDF, skal du sørge for at køre tilgængelighedstjekkeren og rette eventuelle fejl.

Se her, hvordan du gemmer tilgængelig PDF (åber i nyt vindue)

Hvis du gerne vil tjekke din PDF, kan du følge denne guide til tjek for tilgængelighed af PDF her på DH’s hjemmeside