Afslutning af projekter
For at kunne vide om aktiviteterne og projekterne udføres i overensstemmelse med bevillingen, der er givet, skal medlemsorganisationen indsende en rapport til DH. Denne rapport skal fortælle, hvad der er blevet opnået gennem aktiviteten i det forgangne år, forbruget af penge, samt om der har været udfordringer eller muligheder, som gør, at medlemsorganisationen ønsker at ændre på de planlagte aktiviteter og budgetter.
Afrapportering
| Resultatark | Midvejsrapportering | Afsluttende rapport og regnskab (efter projektets afslutning) | Bemærk hvis projekt afsluttes i dec. | |
|---|---|---|---|---|
A: Fra idé til projekt |
||||
| A1: Partneridentifikation | 2 måneder | |||
| A2: Forundersøgelse | 2 måneder | |||
B: Udviklingsprojekter |
||||
| B1: Mindre udviklingsprojekt | 4 måneder | Se B2 | ||
| B2: Mellemstort udviklingsprojekt | 15. marts |
Resultatark: 15. marts. Øvrig dokumentation kan indsendes senere samme år hvis det passer bedre ind i projektcyklussen. DH anbefaler dog en samlet midtvejsrapportering, hvor muligt, 15 marts det år, der er tættest på at være midtvejs i projektperioden |
4 måneder | Hvis projekt afsluttet i dec. skal en foreløbig narrativ rapport indsendes 31 marts, så info kan indgå i årlig resultatrapport. |
| B3: Stort udviklingsprojekt | 15. marts | Se ovenfor | 4 måneder | Se B2 |
| B4: Samfinansiering | 4 måneder | Se B2 | ||
C: Supplerende indsatser |
||||
| C1: Læring og udvikling | 2 måneder | |||
| C2: Kursus og netværksaktivitet | 2 måneder | |||
| C3: Kapacitetsanalyse | 2 måneder | |||
Øvrige indsatser |
||||
| D: Uforudset handicapkompensation | 2 måneder | |||
| PRO: Oplysningsindsats | 3 måneder | |||
Læs mere om statusrapport, afsluttende rapport og regnskab i DH's håndbog for projekt- og økonomistyring.
ERFA møder
Når et projekt er i den afsluttende fase eller er slut, kan danske organisationer deltage i erfaringsudvekslingsmøder (ERFA møder). Formålet er at udveksle erfaring og læring på udvalgte spørgsmål på tværs af indsatser samt at diskutere og uddybe, hvilken forandring indsatserne har været med til at skabe. ERFA møder vil så vidt muligt blive holdt for ligesindede projekter og organisationer - og så vidt muligt i den afsluttende fase af et projekt eller hurtigt derefter.
Godkendelse
Når jeres projekt er rapporteret til DH, vurderes det af relevant rådgiver, og der udarbejdes en vurderingsskrivelse. Sammen med denne fremsendes et kvitteringsbrev, der angiver det økonomiske mellemværende, projektet (og dermed jer) har med DH. Hvis der er uklarheder i den narrative eller finansielle rapportering, der foreligger, indhentes der yderligere information, inden projektet formelt kan afsluttes.
Når denne godkendelse er udstedt, mangler der blot udligning af finansielt mellemværende for, at sagen er helt afsluttet.
Tilbagebetaling
Ubrugte midler, uanset om de befinder sig hos jer eller hos jeres sydpartner, skal tilbagebetales efter anmodning. I skal altså ikke overføre penge retur til DH, før projektet er behandlet hos DH og det nøjagtige mellemværende er opgjort. Dette beløb vil fremgå af kvitteringsbrevet.
Eventuel tilbagebetaling kan ske til:
Konto 4183 – 3204012296
Mærket HP-xxx-yyy
(hvor xxx-yyy angiver DHs unikke bevillingsnummer)