Bevillingsprocessen

Behandling af indkomne ansøgninger

Behandlingstiden er afhængig af ansøgningens størrelse:

*Grundet ferie kan der forekomme længere behandlingstid for ansøgninger, som afleveres op til eller i juli eller december.

I sommeren 2022 holder Handicappuljen ferie i uger 29, 30 og 32. Vil man have svar på en ansøgning inden sommerferien, skal en ansøgning være DH i hænde senest d. 23. juni.

Når en ansøgning modtages i DH registreres den af DH's sekretariat, som sender den videre til vurdering hos bevillingskonsulenter og i bevillingsudvalget med henblik på afgørelse af, om ansøgningen kan bevilges. Der er overordnet set fire trin i behandlingen af en ansøgning, som beskrives ved at klikke punkterne hernedenfor:

1. Registrering (DH's sekretariat)

Ansøgningen modtages i DH’s sekretariat der registrerer ansøgningen og tjekker om den lever op til de formelle krav jf. det relevante ansøgningsskema og Handicappuljens retningslinjer. Hvis oplysninger mangler efterspørges disse. Den ansøgende organisation modtager en bekræftelse af modtagelsen med sagsnummer og information om forventet sagsbehandlingstid.

Ved ansøgninger over 1 mio. kr. orienterer DH desuden den relevante danske ambassade med henblik på at indhente eventuelle kommentarer til brug i bevillingssystemets vurdering.

DH deler løbende oversigter over alle indkomne ansøgninger med de andre puljeorganisationer. Det skal sikre, at der ikke er tale om genansøgning på indsatser, som tidligere er blevet afvist andre steder.

2. Indstilling (bevillingskonsulenter)

Når ansøgningen er registreret hos DH videresendes ansøgningen med bilag til en af Handicappuljens eksterne faglige bevillingskonsulenter, som foretager en vurdering af ansøgningen og laver en indstilling til Handicappuljens bevillingsudvalg. Bevillingskonsulenterne kan indhente yderligere information fra ansøger efter behov.

De to eksterne bevillingskonsulenter, som er tilknyttet Handicappuljen, er:

Marianne Bo Paludan
Socialantropolog med lang erfaring inden for udviklingsarbejde og civilsamfundsorganisationer i en lang række sammenhænge. Har i mange år arbejdet for Red Barnet som programmedarbejder og været formand for Børne og Ungdomsnetværket.

Karen Andersen
Cand. Polit. med mere end 25 års erfaring i rettighedsbaseret udvikling og fortalervirksomhed, partnerskaber, ligestilling, forandringsledelse og projektdesign. Har arbejdet i Oxfam IBIS som programmedarbejder og international chef i Center for Kirkeligt Udviklingssamarbejde som partnerskabskonsulent. Har arbejdet ude og hjemme med konkrete civilsamfundsindsatser i Mellemamerika, Vestafrika, MENA og Indonesien. 

3. Vurdering og afgørelse (bevillingsudvalg)

Handicappuljens bevillingsudvalg træffer den endelige afgørelse om, hvorvidt ansøgningen er støtteværdig på baggrund af ansøgningen og den eksterne bevillingskonsulents indstilling.

Vurderingen af ansøgninger foregår forskelligt afhængigt af om det er ansøgninger over eller under 500.000 kr. 

Ansøgninger under 500.000 kr. (eksklusiv handicapkompensation) behandles løbende og her træffes den endelige afgørelse af bevillingsudvalgets formand eller næstformand på vegne af udvalget.

Ansøgninger over 500.000 kr. (eksklusiv handicapkompensation) behandles på et bevillingsudvalgsmøde i forlængelse af hver ansøgningsfrist. På bevillingsudvalgsmødet træffer udvalget en afgørelse om hvorvidt ansøgningen er støtteværdig og samtidig gives ansøgningen en score med udgangspunkt i vurderingskriterierne i Handicappuljens retningslinjer.

Bevillingsudvalget træffer en af følgende beslutninger:

• Støtteværdigt
• Støtteværdigt med anbefaling(er)
• Støtteværdigt med betingelse(r)
• Afslag

 

Bevillingsudvalget

Bevillingsudvalget består af i alt seks medlemmer:

• 1 repræsentant fra DH's bestyrelse (formand).
• 2 medlemmer fra DH’s medlemsorganisationer.
• 3 eksterne medlemmer fra organisationer med lignende puljeaftaler, med strategiske partnerskabsaftaler med Udenrigsministeriet eller tilsvarende udviklingsorganisationer.

Alle medlemmer udpeges af DH’s bestyrelse. De eksterne medlemmer udpeges på indstilling fra DH’s sekretariat, mens DH’s medlemsorganisationer indstiller medlemmer herfra.

Bevillingsudvalget har ansvar for, at bevillingspraksis udmøntes i overensstemmelse med Handicappuljens retningslinjer, Civilsamfundsstrategien og Udenrigsministeriets politikker i øvrigt. Bevillingsudvalgets medlemmer modtager et fast honorar.

 

4. Svar til ansøger (DH's sekretariat)

DH’s sekretariat modtager bevillingsudvalgets afgørelser.

Alle støtteværdige ansøgninger under 500.000 kr. (eksklusiv handicapkompensation) modtager bevilling. Bevillingsudvalgets vurdering videresendes til den ansøgende organisation. Såfremt ansøgningen godkendes med betingelse vil organisationen blive bedt om at indsende svar på betingelsen inden for den givne dato. Afhængig af betingelsens karakter behandles svaret enten af DH’s sekretariat (administrative godkendelser) eller af en repræsentant fra bevillingsudvalget. 

Ved ansøgninger over 500.000 kr. (eksklusiv handicapkompensation) fremsender DH’s sekretariat bevillingsudvalgets vurdering samt den endelige afgørelse til ansøgende organisation. I situationer, hvor det grundet størrelsen på ansøgningsrundens pulje ikke er midler til at bevilge støtte til alle støtteværdige ansøgninger, udmønter DH’s sekretariat kriterierne for prioritering af disse ansøgninger. Disse beskrives i nedenstående afsnit.

Afgørelsen fremsendt af DH kan derfor være en af følgende:

• Godkendt. Dette gælder de ansøgninger, som er vurderet støtteværdige af bevillingsudvalget (med eller uden anbefalinger og/eller betingelser) og som kan bevilges efter eventuel prioritering.
• Afslag på støtteværdig ansøgning. Dette gælder de ansøgninger, som er vurderet støtteværdige af bevillingsudvalget, men som ved udmøntning af prioriteringskriterierne ikke kan bevilges i den indeværende runde.
• Afslag. Dette gælder ansøgninger, der ligeledes er vurderet til et afslag af bevillingsudvalget.

OBS. For projekter over 5 mio. kr. foretages den endelige afgørelse af Udenrigsministeriet pba. bevillingsudvalgets indstilling.

Af bevillingsnotatet fremgår hvilken score ansøgningen har fået. Da scoren bruges i den administrative prioritering kan en ansøger, der ikke har fået bevilling, således benytte scoringen til at forbedre ansøgningen og indsende den igen til næste ansøgningsrunde.

Sådan fordeles pengene (tilsagnshåndtering)

For at håndtere tilsagn i forhold til de penge, der hvert år er afsat til Handicappuljen, estimerer DH årligt fordelingen af puljens midler.

Der afsættes penge til ansøgninger under 500.000 kr., således at alle ansøgninger, som vurderes støtteværdige af bevillingsudvalget, kan bevilges. Dernæst fordeles de restende midler mellem årets ansøgningsrunder. Der budgetteres som udgangspunkt med et lidt lavere beløb til årets sidste runde, idet der i løbet af året typisk vil være ikke-anvendte midler fra projekter, som er afsluttet og disse vil blive lagt til puljen i den sidste ansøgningsrunde.

Scoring og prioritering af ansøgninger over 500.000 kr.

Da det samlede ansøgte beløb i støtteværdige ansøgninger kan overstige de midler, der er til rådighed i en  ansøgningsrunde, kan det være nødvendigt at prioritere blandt støtteværdige indsatser. Bevillingskonsulenter og bevillingsudvalg scorer alle ansøgninger på baggrund af vurderingskriterier fastsat i retningslinjerne. Når der er flere støtteværdige ansøgninger i en ansøgningsrunde end der er afsat midler til i den pågældende runde, er det denne scoring, der danner grundlag for prioritering på baggrund af en række klare kriterier. Hernedenfor kan de læse om hvordan ansøgningerne scores og prioriteres.

Scoring af ansøgninger

Bevillingskonsulenterne foretager en scoring af alle ansøgninger på baggrund af vurderingskriterier fastsat i retningslinjerne. Denne scoring er genstand for bevillingsudvalgets vurdering og eventuelle justering.

Den konkrete liste, som ansøgninger over 500.000 kr. scores ud fra kan hentes her:

Bevillingskriterier Handicappuljen til scoring af B2 og B3 ansøgninger

Der anvendes følgende 5-trins skala i vurderingen af ansøgninger:

Weak indication that supports the criteria (1) Some indication that supports the criteria (2) Indication that supports the criteria (3) Solid indication that supports the criteria (4) Comprehensive indication of implementation and/or indication of an established approach/system in supporting the criteria (5)

3 er middel og det udgangspunkt der vurderes ud fra. Således vil BU-notatet primært gå i detaljer, hvis scoren adskiller sig fra udgangspunktet - altså hvis scoren er under eller over middel.

Kriterier for prioritering

I tilfælde hvor det samlede ansøgte beløb i ansøgninger der vurderes støtteværdige, overstiger antallet af midler til rådighed i den pågældende ansøgningsrunde, udmønter DH’s sekretariat en prioritering på baggrund af følgende kriterier: 

Ansøgningerne rangeres efter scorens størrelse, og ansøgninger med de højeste scorer, der kan rummes inden for det afsatte beløb, bevilges. I de tilfælde, hvor den næst-rangerede ansøgning har et beløb der overstiger det tilbageværende beløb, benyttes følgende principper:

1. Hvis det beløb, der mangler for at ansøgningen kan få bevilling, er på under 500.000 kr., hentes beløbet fra årets puljes resterende midler.
2. Hvis ikke bevillingen kan dækkes ved ovenstående kriterium springes ansøgningen over og det afsøges om den næste ansøgning i rækken kan bevilliges – også for denne ansøgning afsøges om kriterium 1 kan bringes i anvendelse. Hvis denne ansøgning ikke kan bevilges, tages den næste i rækken og så fremdeles indtil der ikke er flere penge eller støtteværdige ansøgninger tilbage i ansøgningsrunden. Evt. rest overføres til den kommende runde. Organisationer, hvis ansøgninger er afvist grundet mangel på midler vil kunne søge igen ved en kommende ansøgningsrunde.

I tilfælde af scorelighed, hvor der ikke er midler til at imødekomme alle ansøgninger med samme score, vil prioriteringen mellem disse ansøgninger ske efter følgende kriterier:

• Hvis det samlede beløb der mangler, for at alle ansøgninger med den pågældende score kan få bevilling, er på under 500.000 kr. hentes beløbet fra årets puljes resterende midler.
• Hvis dette ikke er muligt, gives forrang til ansøgning(er) der er i direkte forlængelse af en tidligere/eksisterende bevilling over 500.000 kr. Gør dette sig gældende for flere ansøgninger, får ansøgningen med lavest ansøgte beløb først.
• Hvis alle er nye indsatser, gives bevilling til ansøgning(er) med lavest ansøgte beløb. 

Mulighed for at klage over afgørelse

Eventuelle klager over behandlingen af en ansøgning, behandles i første omgang af DH’s internationale chef, DH’s direktør og bevillingsudvalgets formand, som drøfter klagens karakter og afgør dens videre forløb, hvilket informeres til ansøger.

Klager kan ikke føre til ændringer af afgørelser foretaget i bevillingssystemet med mindre at der er tale om substantielle og påviselige formelle procedurefejl i behandlingen af ansøgningen.