Løbende projektstyring
Som ansvarlige for bevillingen er I forpligtede til at monitorere om projektet forløber som forventet og opnår de mål, I har sat jer. I har ansvar for, at pengene anvendes i overensstemmelse med det grundlag, de er bevilget på – altså det I beskrev i ansøgningen. I skal altså sikre, at forbruget følger budgettet og de aktiviteter, der er planlagt.
Monitorering og evaluering
DH's 'Håndbog for projekt- og økonomistyring' beskriver hvordan I løbende holder styr på og tilpasser projektet undervejs sammen med jeres partner.
I håndbogen kan I læse om og finde gode råd til følgende elementer:
-
Monitorering af projektet, herunder ansvar, monitoreringssystem, ændring af indikatorer og rapportering fra sydpartner
-
Monitoreringsrejser, herunder hvornår det er relevant samt opfølgning på projektet
-
Evaluering i midten af projektet og ved afslutningen, herunder formål, hvornår det er relevant, intern vs. ekstern evaluering, udvælgelse af konsulent, arbejdsbeskrivelse (ToR) samt opfølgning
Monitoreringsrejser er vigtige nedslagspunkter i samarbejdet med jeres partnerorganisation og i den løbende projektstyring. Det er vigtigt at sikre god fælles planlægning af, hvad indholdet af disse rejser er, så I opnår det, I tiltænker med rejserne. Herunder finder I et skema, som kan bruge til jeres planlægning af rejser. Skemaet indeholder et enkelt eksempel til inspiration.
Andre værktøjer til monitorering kan I finde her:
Evalueringskrav
For at sikre, at et nyt projekt kan baseres på tidligere erfaring og læring, er der en række evalueringskrav, der stiger med bevillingens størrelse. Der er dels krav til den dokumentation, der skal ligge for et forudgående projekt, og dels den dokumentation, der skal laves på et kommende projekt, der ansøges om.
Vær også opmærksom på at DH skal godkende arbejdsbeskrivelsen af en evaluering (ToR) før den går i gang.
-
Krav til dokumentation af et forudgående projekt
-
Beløb
Dokumentationskrav
500.000 - 1 mio. kr.
Der skal foreligge en intern midtvejsevaluering eller afsluttende projektrapport, som reflekterer det forudgående projekts opnåede resultater og væsentlige erfaringer.
1 - 3 mio. kr.
Der skal som minimum foreligge en intern midtvejsevaluering eller afsluttende evaluering af et forudgående projekt, som vurderer opnåede resultater samt reflekterer over væsentlige erfaringer.
Over 3 mio. kr.
Der skal foreligge en ekstern midtvejsevaluering eller afsluttende evaluering af et forudgående projekt, som vurderer opnåede resultater og effektivitet samt reflekterer over væsentlige erfaringer.
-
Krav til hvornår der skal laves en evaluering i et kommende projekt
-
Beløb
Dokumentationskrav
1 - 3 mio. kr.
Der skal som minimum laves en intern midtvejsevaluering eller afsluttende evaluering.
3 - 5 mio. kr.
Der skal som minimum laves en ekstern midtvejsevaluering eller afsluttende evaluering.
Over 5 mio. kr.
Der skal både laves en midtvejsevaluering og afsluttende evaluering, hvoraf mindst en skal være ekstern.
Ændringer
Læs her hvordan I skal forholde jer, hvis I får brug for at tilpasse projektet undervejs og foretage ændringer i indholdet, tidsperioden eller budgettet for projektet.
-
Indhold
-
Ønsker I at lave mindre ændringer, eksempelvis ændringer i administrative forhold og mindre justering af aktiviteter, vil det som udgangspunkt kunne foregå uden godkendelse. Ændringerne vil skulle fremgå af næstkommende status- eller afsluttende rapport. Henvend jer alligevel til jeres rådgiver i DH i tilfælde af ændringer, så I er være sikre på at ændringen ikke skal godkendes.
DH skal godkende ændringer, hvis der er tale om væsentlige ændringer, som påvirker indsatsens overordnede strategi. Henvendelsen om en ændring i bevillingen skal være velbegrundet og de konkrete ændringer skal være tilstrækkeligt beskrevet herunder ændringens eventuelle konsekvenser for budget, mål, aktiviteter, deadlines mm. I nogle tilfælde vil væsentlige ændringer skulle behandles af en af DH’s eksterne bevillingskonsulenter, som vil blive kontaktet af jeres rådgiver i DH.
-
Tidsperiode
-
Af forskellige årsager kan implementeringen af en indsats/et projekt blive forsinket. I jeres kontrakt med DH står angivet den periode, som I skrev i ansøgningen, så hvis I ønsker at ændre indsatsens/projektets periode, skal I ansøge DH om dette.
I skal sende en mail til jeres rådgiver i DH, hvor I beskriver:
-
Hvad årsagen er til, at perioden ønskes ændret
-
Hvad den ønskes ændret til
-
Hvilken betydning det har for indsatsen/projektet.
Hvis ændringen af periode har indflydelse på budgettet, så vedlæg en anmodning om budgetrevision. En sådan projektforlængelse kaldes typisk for en ”No cost extention”.
-
-
Budget
-
Der er ofte behov for at lave en eller flere ændringer i budgettet undervejs i et projekt. En budgetændring tager altid udgangspunkt i det senest godkendte budget – det kan være det oprindeligt ansøgte budget eller et senere ændret budget, der er godkendt af DH. En anmodning om en budgetændring tilgår den relevante rådgiver.
Budgetændringer skal godkendes af DH i følgende tilfælde:
-
Væsentlige ændringer i formål, indhold eller tilgang i projektet.
-
De hovedbudgetlinjer, som beløb flyttes både fra og til, ændrer sig med mere end 10%.
-
Ændringer i lønbudgetlinjer.
-
Der gælder særlig forhold for budgetændringer i forbindelse med oplysning i Danmark, Handicapkompensation og budgetmargin.
En anmodning om en budgetændring sendes til jeres rådgiver i DH. OBS! Budgetrevisioner, der kræver godkendelse, skal altid godkendes, inden udgifterne afholdes.
Format til budgetrevision af bevillinger
Alle projekter bevilget efter d. 1. september, 2021, skal bruge 'Format til budgetrevision der påvirker fairshare'. Dette gælder også bevillinger fra før d. 1. september 2021, såfremt der er ændringer i dansk timeantal ved budgetrevisionen.
Projekter bevilget før d. 1. september, 2021, og uden ændringer i dansk timeantal / forholdsmæssige andele af driftsomkostninger kan anvende nedenstående formater. Ellers anvendes ovenstående 'Format til budgetrevision der påvirker fairshare'.
Læs mere om budgetrevision i håndbogen for projekt- og økonomistyring.
-
Uforudset handicapkompensation
Hvis der opstår et uforudset behov for handicapkompensation undervejs i projektet, skal det ansøges om. Ansøgningsformatet for uforudset handicapkompensation kan hentes under ansøgningsformater.